Я провела вебинар для коллег по рынку, на котором рассказала о том, как устроен мой отдел продаж. По мотивам вебинара пишу эту статью, чтобы чуть более подробно показать, как устроена инфраструктура бизнеса в моем агентстве.

Весь мои бизнес существует в следующих программах:

• Телеграмм — здесь все рабочие чаты
• AmoCRM — здесь вся работа с клиентами
• Notion — здесь вся информация, обучающие вебинары, регламенты, КП для туристов и т.п.
• Яндекс 360 — корпоративная электронная почта и диски с информацией
• Google Docs — все рабочие таблички и отчетности.

Не буду останавливаться подробно, так как вряд ли я вас смогу чем-то удивить)

В ТГ у нас все рабочие чаты — есть один общий, где мы обсуждаем вообще все вопросы, есть отдельно чаты по отделам — продажи, маркетинг, финансы. Внутри отдела продаж есть чаты по направлениям — Египет, Китай и т.д.

Все общение команды происходит в чатах, для созвонов использую Zoom.

У меня есть вебинар, на котором я подробно рассказала о том, как устроена моя СРМ система.

В этой статье я только перечислю основные преимущества использования СРМ системы. Если вы все еще работаете без СРМ, срочно это меняйте.

Есть несколько СРМ систем, с которыми работают туристические компании. Я работаю в AmoCRM. Это не значит, что Амо лучше других СРМ-систем, просто я привыкла работать именно в ней. Вы можете выбрать любую другую, главное, чтобы СРМ система имела следующие функции:

• СРМ система должна коннектиться с любыми источниками поступления обращений от туристов. Консультант должен иметь возможность из одного окна отвечать во все мессенджеры, соцсети, на электронную почту или звонить туристу. Это значительно облегчает работу консультанта, ему не приходится «прыгать» между мессенджерами, сообщения туристов не теряются в общем потоке.
• В СРМ должна быть возможность проставлять задачи на сделки. Это позволяет консультанту получать уведомления о необходимости связаться с туристом. Таким образом, обращения не потеряются, ни одному туристу не забудут ответить или отправить КП.
• В СРМ должна быть возможность настроить воронку продаж. Воронка продаж — это то, что позволяет вам отслеживать эффективность процесса продаж и видеть, на каком этапе сделки «сливаются».

Обычно СРМ предлагают ряд других полезных функций, например, возможность удаленно подписывать договора, выставлять КП, принимать оплату и т.п. Но описанные мной три главные функции в разы повышают эффективность работы отдела продаж.

А вот какие основные преимущества дает работа в СРМ-системе:

• Вы точно контролируете количество и качество входящих обращений
• Вы знаете, откуда к вам поступают обращения — СРМ фиксирует источники трафика
• Вы своевременно отвечаете туристам и не пропускаете их сообщения
• Ваша база контактов хранится в одном месте
• Ваши консультанты общаются с туристами из одного окна, а не прыгают по мессенджерам
• Ваши консультанты никогда не украдут вашу базу — она под замком
• Вы всегда можете контролировать качество общения с туристами — все диалоги и записи звонков хранятся в сделке
• В сделке можно хранить вообще все: подписанный договор с клиентом, отправленное КП и т.п.
• В карточке клиента можно фиксировать день рождение клиента, его предпочтения, состав семьи, все важное.
• Очень удобно делать выгрузку и по ней различные отчеты — по продажам, маркетинговый и т.п.

Если я до сих пор вас не убедила в полезности СРМ, то даже не знаю, что и делать:)

Многие бизнесы используют Notion для организации системы обмена информацией. Плюсы этого решения — можно создать собственную идеальную корпоративную Википедию. Минусы — решение платное (ок. 10 дол за пользователя в месяц) и зарубежное (платить нужно иностранной картой). Как вариант — можно использовать обычные облачные документы.

В моем Notion собрана следующая информация для отдела продаж:

• Регламенты работы
• Обучающие видео по работе с системой (как работать с CRM, как работать с Notion и др.)
• Обучающая информация по продукту (отдельно по каждой стране набор видео, статей и вебинаров, которые позволят сотруднику полностью изучить продукт)
• Расписание групп на ближайший период
• Скрипты продаж

Также в Notion мы делаем красивые коммерческие предложения для индивидуальных туристов. У нас заранее подготовлены шаблоны блоков с описаниями и фотографиями, которые мы используем для составления индивидуальных КП.

Сервис Яндекс 360 дает возможность создавать корпоративную почту, использовать дисковое пространство для каждого пользователя, делать рассылки и много всего еще. В маленьком бизнесе я использую только почту и дисковое пространство.

У каждого отдела есть своя собственная почта и свой Яндекс Диск. На диске каждого отдела хранится информация, относящаяся к этому отделу.

На диске Оперменеджера — договора с подрядчиками, прайс листы от партнеров и т.п.

На диске Отдела Продаж — презентации направлений, фотографии из туров, которые отправляем туристам.

На диске Маркетинга — весь фото и видео контент из туров, который используем для соц.сетей и т.д.

Таким образом информация упорядочена, доступ к информации есть только у сотрудников соответствующего отдела, информацию легко найти новым сотрудникам.

Сначала я хотела все документы хранить на Яндекс Дисках, включая отчетность соответствующих отделов, фин.планы и т.п.

Но дело в том, что таблицам Яндекса еще очень далеко до таблиц Гугл. Поэтому было принято решение все таблички хранить на корпоративном гугл аккаунте: Ежедневный отчет ОП, Маркетинговый отчет, Фин.план и т.п.

Мне не нравится, что информация разбросана по дискам, но уровень комфорта при заполнении отчетов оказался дороже)

Собственно все, вот так выглядит инфраструктура моего бизнеса. Думаю, что в таком формате мы сможем работать, пока не вырастем раз в 5.